Бесплатный фрагмент - Справочник по работе с EXCEL. Часть1

Microsoft Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для таких опперационных систем как Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и язык макропрограммирования VBA*. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Историческая справка

Первая версия Excel для Windows была выпущена в ноябре 1987 года.

В 1998 г. Excel начала обходить по продажам своего основного конкурента — Lotus 1-2-3, и помогла фирме Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения.

Microsoft укрепляла своё преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформ Windows и Mac OS X — Excel 2024.

В книгах данного Справочника предполагается рассмотреть следующие основные вопросы:

Часть 1

I. Настройка панели быстрого доступа

II. Вставка в линейку вкладок MS Exсel кнопочных форм Приложений

III. Работа с вкладкой «Рецензирование»

Часть 2

I. Работа с вкладкой «Данные» (Поиск решения)

II. Работа с вкладкой «Данные» (КОНСОЛИДАЦИЯ)

III. Работа с вкладкой «Данные» (Диспетчер сценариев)

Часть 3

I. Библиотека функций

II. Решение финансовых задач

III. Создание диаграмм MS Exсel

Вашему вниманию предлагается часть 1.

Введение

Microsoft Office — один из наиболее популярных офисных пакетов, включающий такие приложения, как Word (текстовый редактор), PowerPoint (программа для презентаций), Outlook (почтовый клиент и органайзер), Access (система управления базами данных) и Excel (табличный процессор). Интерфейс всех приложений семейства Office имеет общие черты, однако каждая программа обладает уникальными элементами и функциями, адаптированными под конкретные задачи пользователей.

Основные элементы интерфейса Microsoft Office:

Лента — центральная панель инструментов, состоящая из вкладок (Файл, Главная, Вставка, Формулы, Данные и др.). Каждая вкладка содержит группы команд, сгруппированных по функциональности.

Панель быстрого доступа — расположена рядом с кнопкой «Office», позволяет быстро получить доступ к часто используемым инструментам (например, сохранение документа, печать).

Строка состояния — отображается внизу окна и показывает дополнительную информацию: количество символов, строк, статус режима редактирования и другие данные.

Область задач — специальные панели, появляющиеся при выполнении определённых действий (например, проверка орфографии, вставка гиперссылки).

Мини-панели инструментов — всплывающие меню, содержащие дополнительные команды, которые появляются автоматически при выделении объектов (например, графиков, таблиц).

Особенности программы Microsoft Excel

Excel является мощным инструментом для работы с числами, анализа данных, построения диаграмм и выполнения сложных вычислений. Его интерфейс включает специфические элементы, облегчающие работу с табличной информацией.

Основные особенности Excel:

1. Рабочий лист

Основной элемент Excel — рабочий лист, состоящий из ячеек, организованных в строки и столбцы. Каждый лист представляет собой таблицу, где пользователи могут вводить, изменять и обрабатывать данные.

2. Формулы и функции

Excel поддерживает мощные вычислительные возможности благодаря встроенным формулам и функциям. Пользователь может использовать стандартные арифметические операции, финансовые формулы, статистические расчеты, логику и многое другое.

3. Диаграммы и графики

Возможность визуализации данных через построение различных типов диаграмм (линейчатые, круговые, гистограммы, точечные и др.), позволяющих наглядно представить результаты анализа.

4. Сортировка и фильтрация данных

Инструменты сортировки позволяют упорядочить данные по различным критериям, а фильтры помогают отбирать нужные записи по заданным условиям.

5. Работа с большими объемами данных

С помощью инструмента «Таблица Excel» удобно управлять большими наборами данных, используя автоматическое расширение формул, фильтрацию, сортировку и расчет итоговых значений.

6. Макросы и VBA (Visual Basic for Applications)

Для автоматизации рутинных операций Excel предлагает возможность создавать макросы и писать собственные скрипты на языке Visual Basic for Applications (VBA), расширяя функциональность программы.

7. Печать и экспорт документов

Удобное управление параметрами печати, включая выбор области печати, масштабирование и ориентацию страницы. Доступна также возможность экспорта файлов в различные форматы (PDF, HTML и др.).

Таким образом, Excel — мощный инструмент для работы с таблицами, который сочетает простоту ввода данных с возможностью глубокого анализа и обработки информации благодаря широкому набору функций и возможностей программирования.

Лента

Лента является основным рабочим элементом интерфейса MS Excel и содержит все команды, необходимые для выполнения наиболее распространенных задач. Лента состоит из вкладок, каждая из которых содержит нескольких групп команд.

Работа с вкладками и их командами и рассматривается в 3х главах настоящего Справочника.

А начнем мы с панели быстрого доступа.

Часть 1

I. Настройка панели быстрого доступа

II. Вставка в линейку вкладок MS Exсel кнопочных форм Приложений

III. Работа с вкладкой «Рецензирование».

Вашему вниманию предлагается часть 1.

I. Настройка панели быстрого доступа

При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не искать нужную команду по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов (смотрите рис.1).

По умолчанию на панели быстрого доступа расположены 3 наиболее часто используемых инструмента (см. рис.2):

— Сохранить (CTRL+S).

— Отменить ввод (CTRL+Z).

— Повторить ввод (CTRL+Y).

Пример 1

Пример использования инструмента «Отменить ввод» (см. рис.3 — 6).

— При загрузке программы активная ячейка на чистом листе находится по адресу A1 (рис.3). Введите с клавиатуры букву «a» и нажмите «Enter». Курсор сместится вниз на ячейку A2 (рис.4).

— Щелкните на инструмент «Отменить ввод» (или комбинацию горячих клавиш: CTRL+Z) и текст исчезнет, а курсор вернется на исходную позицию (рис.5 и 6).

Пример 2

Отмена нескольких действий при помощи инструмента «Отменить ввод» (см. рис.7).

Если выполнить несколько действий на листе (например, заполнить буквами несколько ячеек), то для вас будет доступен выпадающий список истории действий для кнопки «Отменить ввод». Таким образом, можно одним щелчком отменить множество действий.

После отмены нескольких действий доступен список истории для инструмента «Повторить ввод».

Пример 3

Есть возможность настройки не только состава инструментов панели быстрого доступа, но и выбора места ее размещения над или под лентой инструментов. Это делается при помощи инструмента Настройка панели быстрого доступа, который представляет собой список команд, позволяющих осуществить эти операции (см. Рис.8 и 9).

Рис.9.

Устанавливая или сбрасывая (это делается щелчком мыши) флажки напротив первых десяти пунктов списка в инструменте настройки, можно выводить или скрывать на панели быстрого доступа соответствующие инструменты.

В том случае, если нужно разместить на панели быстрого доступа инструменты для других команд с ленты инструментов, можно воспользоваться пунктом Другие команды (рис.8 и 9). При выборе этого пункта на экран будет выведено дополнительное окно настройки, являющееся частью общего инструмента настройки Excel (см. рис.10).